Top 10 des conseils pour votre communication digitale
La communication numérique est devenue un élément essentiel de notre vie. Que nous utilisions les médias sociaux ou que nous envoyions des e-mails, nous devons connaître les meilleures pratiques pour communiquer par voie électronique. Dans ce billet de blog, je vais partager mes 10 meilleurs conseils pour une communication numérique efficace.
Suivez ces conseils et vous serez en mesure de communiquer plus efficacement avec vos amis, votre famille et vos collègues en ligne.
1) Faites en sorte que vos courriels soient courts et concis
Les courriers électroniques sont un excellent moyen de communiquer rapidement avec les gens. Ils peuvent être informels et vous permettent de parler plus librement de ce que vous voulez dire. Cependant, il est très facile de surcharger un courriel avec trop d’informations, c’est pourquoi il est important que les courriels soient courts et concis. N’oubliez pas que vos courriels seront très probablement lus sur les sites suivants : les appareils mobiles, les tablettes et les ordinateurs dotés de petits écrans.
Si vous écrivez un courriel à une personne plus âgée que vous ou plus haut placée dans votre organisation, il sera approprié que vous écriviez un courriel formel. Par exemple, une phrase telle que « J’espère que le temps est favorable à l’endroit où nous nous trouvons… » sera appropriée pour un courrier électronique adressé à votre supérieur hiérarchique, mais passerait pour très informel si vous l’écriviez à un ami ou à un membre de votre famille.
2) Utilisez un langage clair et concis
les personnes qui reçoivent votre courrier électronique comprennent ce que vous essayez de dire. Lorsque vous rédigez l’e-mail, essayez de vous demander s’il y a des mots ou des phrases qui ne sont pas clairs.
L’argot peut être difficile à comprendre, même pour les personnes dont l’anglais est la langue maternelle . Rebecca Dillingham , professeur d’anglais, a créé un blog contenant des expressions argotiques courantes . Si vous n’êtes pas sûr que les mots ou les expressions que vous utilisez sont adaptés à votre public, demandez à quelqu’un de relire votre message avant de l’envoyer ou utilisez un traducteur en ligne.
3) Évitez les majuscules et les points d’exclamation excessifs
Dans ce monde numérique où tout va très vite, les acronymes et les symboles peuvent parfois être très utiles pour communiquer avec les autres. Il est important de se rappeler que dans de nombreux cas, l’utilisation d’acronymes ou de symboles n’est pas appropriée pour une communication formelle.
Lorsque vous envoyez un message à une personne occupant un poste plus élevé que le vôtre, il est préférable de ne pas utiliser d’acronymes ou des symboles. En effet, les acronymes et les symboles peuvent ne pas être clairs pour votre superviseur, surtout s’ils ne relèvent pas de son domaine.
Dans le conseil précédent, nous avons vu que les expressions argotiques peuvent être difficiles à comprendre pour les autres. En outre, il est également très important de ne pas utiliser de jargon lors de la communication avec les autres. Le jargon est souvent défini comme le langage spécialisé d’un groupe, d’un métier ou d’une profession particulière, plus d’infos ici.
4) Relisez vos messages avant de les envoyer
Lorsque vous communiquez par voie électronique, il peut être très facile de faire des erreurs. Avant d’envoyer un courriel ou un message, il est préférable de relire votre communication au moins une fois.
L’utilisation de la communication électronique signifie que vous ne devez pas vous attendre à une réponse rapide de la part de votre interlocuteur, ce qui peut être frustrant pour une personne dont le temps et la patience sont limités.
Si vous vous n’avez pas le temps de relire vos textes, il existe de nombreuses ressources en ligne qui peuvent le faire pour vous.
5) Assurez-vous que votre ligne d’objet est pertinente par rapport au contenu du message Lorsque vous envoyez un courriel, il est important de vous assurer que l’objet du message est clair et pertinent par rapport à ce que vous essayez de communiquer.
Lorsqu’une personne reçoit une longue liste de messages dans sa boîte de réception, elle n’a pas forcément envie de tous les regarder. Si c’est le cas, la pertinence peut aider à déterminer quels messages sont ouverts en premier.
Les gens communiquent de différentes manières et il est important d’utiliser un langage adapté à la situation. Lorsque vous envoyez un texte, un message instantané ou un courriel
Lorsque vous envoyez un courriel ou un message court (SMS) à quelqu’un, vous ne pouvez pas vous attendre à ce qu’il réponde rapidement
Si vous utilisez si vous utilisez des mots vagues, du jargon ou de l’argot dans votre message, celui-ci risque de ne pas être clair pour le destinataire
Si vous écrivez à une personne moins expérimentée que vous ou dont l’anglais n’est pas la première langue, veillez à utiliser un langage approprié. L’utilisation d’un jargon peut rendre votre message difficile à comprendre et si votre communication est trop informelle, elle pourrait.
6) N’utilisez pas de pièces jointes, sauf si elles sont absolument nécessaires
Lorsque vous communiquez avec quelqu’un, vous pouvez vouloir lui envoyer des informations ou des documents importants. Dans ce cas, il est préférable de ne pas envoyer de pièce jointe, car les messages électroniques peuvent être facilement perdus
Si votre message comporte de nombreuses pièces jointes, il est probable que le destinataire ne l’ouvrira pas du tout. Au lieu d’envoyer des pièces jointes avec votre message il est préférable d’envoyer un lien
Il est préférable de ne pas joindre de documents, sauf si la personne avec laquelle vous communiquez vous le demande expressément. Si votre message contient beaucoup de pièces jointes.
7)Répondez rapidement aux messages que vous recevez
Lorsque quelqu’un vous envoie un message, il est préférable d’y répondre de manière appropriée et en temps utile.
Si vous ne souhaitez pas traiter avec la personne tout de suite ou si vous n’êtes pas intéressé par la réponse, il est préférable de ne pas ouvrir le message
En répondant rapidement, vous montrez que vous êtes intéressé par la communication avec votre interlocuteur et vous faites preuve de bonnes manières .
Si vous recevez un message difficile à comprendre ou si vous ne savez pas pourquoi vous l’avez reçu, ne paniquez pas. Il est préférable de demander des explications à l’expéditeur
Une réponse rapide et polie est une preuve de bonnes manières et peut contribuer à réduire la confusion.
8) Soyez disponible en ligne lorsque d’autres personnes ont besoin de vous contacter
Lorsque vous communiquez avec quelqu’un en ligne, il est important d’être disponible pour l’autre personne au moment où elle a besoin de vous contacter. Être disponible montre que vous êtes ouvert à recevoir des messages à tout moment
Il est préférable de ne pas faire attendre les gens, surtout si vous êtes dans une situation où le temps est limité ou si votre disponibilité peut avoir une incidence sur quelque chose important
Il est préférable de faire savoir à vos contacts si vous êtes joignable en ligne et/ou hors ligne et pour combien de temps. C’est une preuve de respect envers les personnes avec lesquelles vous communiquez et cela améliorera la communication entre tous.
9) Soyez conscient de votre ton et de la façon dont il est perçu par les autres
Lorsque vous écrivez un message, un courriel ou un texte, il est important d’être conscient du ton que vous utilisez
Les mots que vous choisissez peuvent avoir des significations différentes selon la façon dont ils sont prononcés
Si vous voulez que votre message soit bien compris par le destinataire, assurez-vous que votre ton correspond à ce que vous voulez dire et qu’il ne sera pas mal compris .
10) Utilisez les émoticônes avec parcimonie
Les émoticônes sont des symboles utilisés pour transmettre le ton de votre message
Toutefois, si vous les utilisez trop souvent ou à la place de mots réels, vous risquez de passer pour moins professionnel et votre message pourrait être mal compris
Si vous utilisez des émoticônes, il est préférable de ne pas vous y fier pour les messages importants. S’ils sont nécessaires, il est préférable de utilisez-les comme un complément à votre message, et non comme un remplacement de celui-ci.
Conclusion : »Top 10 des conseils pour votre communication digitale«
Une communication numérique efficace est essentielle pour la société d’aujourd’hui. Que nous utilisions les médias sociaux ou que nous envoyions des courriels, nous devons connaître les meilleures pratiques et les règles de base pour communiquer par voie électronique afin d’éviter tout malentendu. Dans cet article de blog, j’ai partagé mes 10 meilleurs conseils pour une communication numérique efficace que vous pouvez utiliser avec vos amis, votre famille et vos collègues en ligne. Avez-vous essayé l’une de ces méthodes ? Faites-nous savoir ce qui a fonctionné (ou pas) !